SYNDIC DE COPROPRIETE
Chez AL PATRIMONIA, chacun de nos immeubles est suivi au quotidien par notre équipe, vous garantissant réactivité, engagement et qualité. Dans le respect de la législation en vigueur, nous exerçons nos fonctions de syndic de manière pragmatique afin de gérer les intérêts du syndicat des copropriétaires avec rigueur, transparence et proximité.
NOS MISSIONS DE SYNDIC
DES LA SIGNATURE DE NOTRE CONTRAT DE SYNDIC
Nous réalisons un audit complet de la copropriété d’un point de vue comptable, technique et administratif. Cela nous permet de mettre en place un plan d’action pour facilité le changement de syndic. Nous effectuons les tâches suivantes :
- Prise de connaissance de l’ensemble des données fournies par nos confrères,
- Contrôle de l’ensemble des justificatifs obligatoires (justificatif d’assurance valide, justificatifs d’entretien des équipements, rapports de conformité, registres de sécurité, …),
- Reprise des différents contrats comme les fluides (eau, électricité, gaz), les contrats d’entretiens (des parties communes et espaces verts, …), les contrats de maintenance, …,
- Reprise des dossiers de sinistre en cours et prise de contact avec les différentes parties,
- Etude du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division conformément aux recommandations de la loi ELAN,
- Prise de contact avec les occupants,
- Création de la copropriété sur notre plateforme et mise à disposition des documents obligatoires,
- Mise en place des accès des comptes propriétaires à l’intranet.
Les étapes du changement de syndic:
C’est le délai dont dispose le syndic sortant pour mettre à disposition les éléments bancaires nécessaires tels que la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires séparés de la copropriété.
Nous prenons alors possession de l’ensemble des documents et archives comprenant les éléments techniques et contractuels relatifs à l’immeuble.
Enfin, le syndic sortant nous remet l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture des comptes.
ADMINISTRATION COURANTE
Gestion financière
- Tenue des comptes de la copropriété,
- Règlement des fournisseurs, prestataires et éventuels salariés rattachés à la copropriété,
- Elaboration des budgets prévisionnels et présentation à l’assemblée générale pour approbation,
- Appel de fonds et recouvrement des charges.
Gestion administrative
- Reprise et évaluation des termes et des modalités de l’ensemble des contrats souscrits au nom du
syndicat des copropriétaires, - Mise à jour régulière de tous les éléments administratifs (carnet d’entretien, fiche synthétique, …) relatifs au bâtiment et mise à disposition des documents via l’espace client de chaque copropriétaire,
- Suivi de la bonne application du règlement de copropriété,
- Gestion des archives depuis la création légale du régime de copropriété du bien administré,
- Suivi des dossiers de contentieux en lien avec les conseils du syndicat des propriétaires,
- Constitution de dossiers contentieux et transmission aux conseils du syndicat des copropriétaires,
- Relation avec tous les tiers relatifs à l’immeuble en gestion en qualité de représentant légal mandaté (occupants, voisins, tiers divers, …).
SUIVI TECHNIQUE
Valorisation du patrimoine
L’entretien courant, la réparation, l’amélioration d’un immeuble sont indispensables.
Ces actions ont un fort impact sur l’attractivité de l’immeuble. Nous réalisons, en accord avec le conseil syndical, les actions suivantes :
- Déplacements réguliers sur site afin de suivre au plus près les dossiers sensibles et s’assurer de la bonne tenue des bâtiments,
- Demande de devis, appels d’offre, mise en concurrence,
- Suivi des prestations d’entretien contractuelles et ponctuelles,
- Réception, vérification des interventions, travaux réalisés,
- Etablissement du plan pluriannuel des travaux et étude des financements (fond de travaux, emprunts collectifs).
Aspects réglementaires
Les vérifications réglementaires imposées par les différentes réglementations en vigueur, nous les coordonnons et les prescrivons au conseil syndical :
- Installations électriques,
- Ascenseur,
- Portes automatiques,
- Système de sécurité incendie (SSI) : Extincteurs, blocs de secours, alarme incendie, désenfumage, VMC.
- Tenu du registre de sécurité des parties communes,
- Participation aux commissions de sécurité.
Conformité du patrimoine
La mise en conformité de votre immeuble est primordiale et évolue selon la réglementation en vigueur :
- Equipements de sécurité incendie,
- Accessibilité des personnes à mobilité réduite (PMR),
- Performance énergétique,
- Installations électriques,
- Systèmes de chauffage.